Veelgestelde vragen Functiedifferentiatie

Hoe is het onderzoek opgezet?

• Om aan het effect van functiedifferentiatie aan te kunnen tonen en te komen tot een duurzame verandering is het aan te raden voor- en nametingen te plannen. Concreet houdt dit in dat voorafgaand aan het starten van de proeftuin tenminste één 0-meting plaatsvindt en na de implementatie tenminste één nameting binnen een jaar na de implementatie. De duurzaamheid van de verandering kan worden aangetoond met drie voor- en drie nametingen tot drie jaar na de implementatie. Het meest praktisch is daarom jaarlijks een nameting te organiseren. Bij de opzet zijn verschillende varianten mogelijk.

Aan welk scenario moet ik denken als voorkeur opzet van het onderzoek?

• We adviseren 3 voor- en 3 nametingen te houden waarbij duurzame veranderingen worden gemeten en de afdelingen fungeren als controlegroep.
• Dit kunt u organiseren door elk jaar een meting te plannen en alle verpleegkundige professionals tegelijk te betrekken bij deze meting. Zo ontstaat er een trapsgewijze evaluatie waarbij meerdere voormetingen worden gedaan voor afdelingen/ clusters die nog niet betrokken zijn bij de implementatie van functiedifferentiatie (dus nog geen proeftuin zijn), en meerdere nametingen voor afdelingen/ clusters waar de implementatie al heeft plaatsgevonden
• Het voordeel van deze opzet is dat clusters elkaars controlegroep zijn en kan worden nagegaan of er andere invloeden dan de implementatie de verandering in werkomgeving, leiderschap, medewerkers- en patiënten uitkomsten hebben teweeggebracht. De metingen kunnen ziekenhuis breed worden ingezet in plaats van per afdeling. Het nadeel van dit design is dat u verpleegkundigen vraagt vier tot zes keer de vragenlijsten in te vullen.
• Schematisch ziet de opzet er als volgt uit:

Welke scenario’s zijn er nog meer?

• Een andere oplossing is te kiezen voor 1 voor- en 3 nametingen.
• Wanneer u snel wilt starten met de proeftuinen, maar wel een duurzame verandering wilt aantonen kunt u zich beperken in het aantal voor-metingen. Met dit design kunt u nagaan of de implementatie duurzaam is en de verandering in werkomgeving, leiderschap, medewerkers- en patiënten uitkomsten na drie jaar nog meetbaar is. Daarnaast starten niet alle metingen tegelijk waardoor u per afdeling de metingen kunt plannen. Het nadeel van dit design is dat de afdelingen niet elkaars controlegroep zijn.
• In onderstaand figuur staat deze opzet schematisch weergegeven.

• Een derde scenario is 1 voor- en 1 nameting te organiseren.
• Wanneer u uw verpleegkundigen zo min mogelijk wilt belasten en vooral geïnteresseerd bent in de effecten op korte termijn, kunt u volstaan met 1 voor- en 1 nameting. Dit design stelt u in staat per afdeling de metingen te plannen. Het nadeel van dit design is dat de duurzaamheid van de verandering niet aangetoond kan worden.

 Wanneer moet de 0- meting en de 1-meting plaats vinden?

• We adviseren om maximaal een jaar tussen 0-meting en 1-meting aan te houden.
• Er zijn dus vaste meetmomenten, maar binnen die vaste meetmomenten is er flexibiliteit  in de keuze voor de exacte veldwerkperiode.

Hoeveel tijd en inspanning kost het meedoen ons als organisatie?

• De belasting van verpleegkundigen is minimaal (circa 30 minuten).
• In de voorbereiding vragen we van u een half uur overlegtijd (telefonisch) om de wensen en de verwerkersovereenkomst af te stemmen. Daarnaast moet er een adressenbestand van de verpleegkundigen worden aangeleverd. Dit zal naar verwachting nog een half uur van uw tijd in beslag nemen.

Moeten we een verwerkersovereenkomst tekenen?

• Ja, het is verplicht om een verwerkersovereenkomst te tekenen. Newcom zal hier het initiatief voor nemen via een vastgesteld format.

Wat wordt precies gemeten?

• De basis vragenlijst bestaat uit werkomgeving verpleegkundigen, klinisch leiderschap, niet uitgevoerde verpleegkundige zorg, uitgevoerde niet-verpleegkundige taken en baantevredenheid. Het gaat om de volgende lijsten:
  • werkomgeving verpleegkundigen (PES-NWI), klinisch leiderschap (Clinical Leadership Scale), niet uitgevoerde verpleegkundige zorg (Care Left Undone), uitgevoerde niet-verpleegkundige taken (Non-Nursing Tasks)
  • Evidence-based practice (McColl), klinisch redeneren (Clinical Reasoning Scale) en leiderschap van leidinggevenden (Leadership Practice Inventory)
• Het is daarnaast mogelijk om te kiezen uit 3 modulen: evidence-based practice, klinisch redeneren, en leiderschap van leidinggevenden.

Kan de vragenlijst aangepast worden?

• Het inhoudelijk aanpassen van de vragenlijst is niet mogelijk. We hanteren een gevalideerd meetinstrument. Om een goede benchmark op te zetten is het vereist, dat de dataverzameling op basis van identieke vragenlijsten uniform plaats vindt.

Wat levert het onderzoek ons concreet op (resultaat en rapportages)?

• De resultaten zijn real time inzichtelijk tijdens de dataverzameling via een dashboard. Hierbij is het mogelijk per afdeling de resultaten te filteren
• Optioneel kan gekozen worden voor een interactief dashboard waarin vergelijkingen tussen ziekenhuizen zichtbaar zijn. Het dashboard wordt periodiek (in overleg) geactualiseerd, waarbij de nul-situatie altijd zichtbaar is, afgezet tegen de status van het meest recente meetmoment (uitgangspunt: 5-10 hoofdvariabelen). Via een specifieke (beveiligde) web-url is deze altijd actueel te raadplegen.

Krijgen we inzicht per afdeling?

• In het real time dashboard is te filteren op afdelingen. Dashboards bieden visuele informatie op organisatie en afdelingsniveau en kunnen ook gebruikt voor het geven van feedback en teamreflectie.

Welke medewerkers moeten meedoen?

• Alle verpleegkundigen moeten bij het onderzoek worden betrokken en de kans hebben de vragenlijst in te vullen. Er wordt geen steekproef getrokken. We streven een zo hoog mogelijke respons na.

Een afdeling doet nu niet mee aan de proeftuinen, moeten de verpleegdeskundige werkzaam op deze afdelingen dan toch de vragenlijst invullen?

• Dit is in bepaalde situaties zinvol. Afdelingen die nog geen proeftuin zijn kunnen dienen als controlegroep. Zie ook onze geprefereerde aanpak bij scenario 1 (zie hierboven).

Er heeft al een nameting plaatsgevonden, heeft het dan zin om nog een nameting te doen?

• Het heeft dan zeker nog zin om een nameting te doen. Om aan te tonen of de verandering duurzaam is zijn meerdere nametingen nodig. Zie ook onze geprefereerde aanpak bij scenario 1 (zie hierboven).

Hoe lang duurt een meting?

• We streven er naar om binnen 3 weken na versturen van de uitnodiging de data verzameld te hebben.

Hoe kunnen de medewerkers de vragenlijst invullen?

• Bij elke meting ontvangt iedere betrokken medewerker een persoonlijke uitnodiging per e-mail, waarin men via een unieke link naar de vragenlijst gaat.
• Men kan tussentijds stoppen met invullen. Alle ingevulde antwoorden zijn opgeslagen. Bij het opnieuw aanklikken van de link, gaat men verder in de vragenlijst waar men gebleven was.

Hoe veilig is de verzamelde data?

• De dataverzameling vindt plaats in een beveiligde omgeving en wordt beveiligd opgeslagen.
• De resultaten worden anoniem (losgekoppeld van persoonsgegevens) verwerkt en gerapporteerd op geaggregeerd niveau.
• Newcom werkt conform de richtlijnen van de ISO 27001 normering voor informatiebeveiliging.

Wat kunnen we doen om de kwaliteit van de respons te bevorderen?

• We sturen (in overleg) een herinneringsmail uit naar iedereen die de vragenlijst nog niet (geheel) heeft ingevuld.
• Een vooraankondiging via Intranet of persoonlijke e-mail van tevoren helpt. Een goede uitleg van het doel van het onderzoek en de verwachtingen richting medewerkers helpt bij de creatie van het draagvlak
• Plan de metingen niet gelijktijdig met andere onderzoeken/ metingen
• Streef naar 80% ingevulde metingen per keer. Geef bijvoorbeeld complimenten en maak respons inzichtelijk
• Houdt in de planning rekening met (organisatorische) veranderingen die van invloed kunnen zijn op het resultaat van de metingen.
• Zie de voor- en nametingen als onderdeel van de proeftuin en geef verpleegkundigen de ruimte de vragenlijsten in werktijd in te vullen

We hebben net een medewerker tevredenheid onderzoek uitgevoerd of voeren het nu uit. Waarom dan nu weer?

• Het onderzoek moet uniforme resultaten opleveren om vergelijkbaar te zijn met de benchmark. Vandaar dat dit onderdeel verplicht is.
• U kunt het onderzoek Functiedifferentiatie gewoon laten uitvoeren. We adviseren wel om te wachten met het uitvoeren van de 0-meting tot 1,5 maand tot 2 maanden na het medewerkerstevredenheid onderzoek. Dan is het effect van respondentbelasting nihil.

Wat als we de nameting pas veel later verrichten, hoe zit het dan met de data?

• Data is  veilig opgeslagen, ruwe data blijft eigendom van het ziekenhuis en NFU/NVZ

Met wie heb ik contact tijdens het proces?

• Bij de start van het traject nemen de onderzoekers van Newcom persoonlijk met u telefonisch de verschillende stappen van het proces door en beantwoorden zij uw vragen. Zij spreken met u een planning af en vertellen u wat verder van u verwacht wordt.
• U kunt daarna nog steeds terecht bij de onderzoekers van Newcom met al uw vragen. Zij zijn telefonisch en per e-mail bereikbaar.

Wat als onze medewerkers hulp nodig hebben bij het invullen?

• Indien medewerkers technische problemen ondervinden met het invullen van de vragenlijst, dan kunnen zij contact opnemen met Newcom. In de persoonlijke uitnodigingsmail zal dit worden benadrukt en zullen de contactgegevens van Newcom staan.